Estrategias tecnológicas para reducir gastos corporativos

¿Te gustaría reducir gastos corporativos en 2025? A menudo las empresas ponen muchos esfuerzos en mejorar la rentabilidad con más ingresos, pero no hay que subestimar opciones de volverse más eficiente con los costes del negocio. Con un poco de creatividad, te sorprenderás de las opciones que tienes a tu alcance. Descubre el poder de la tecnología para hacer más con menos y aumentar la rentabilidad de tu compañía. 

Estrategias digitales para reducir gastos en tu empresa

Piensa en el mundo antes de la revolución industrial. Los artesanos hacían todo a mano, y tardaban mucho más tiempo. Gracias a las máquinas, de pronto podían producir a gran escala. Ahora vivimos tiempos parecidos, estamos en plena revolución tecnológica. Si no has dado el salto digital, lo más probable es que tu competencia sí lo esté dando o ya se haya sumergido de pleno en ello. 

En la última década, han aparecido múltiples herramientas para optimizar procesos. Además, desde que se ha generalizado el uso de la inteligencia artificial, tenemos un nuevo tipo de soluciones que están transformando a pasos agigantados la forma de trabajar. 

No te quedes fuera, y anota algunas de las mejores estrategias tecnológicas para ahorrar tiempo y, sobre todo, reducir costes operativos. Sigue leyendo y descubre cómo lograrlo de forma fácil y sostenible en el tiempo. Tu bolsillo te lo agradecerá, y también lo notarás en la calidad de vida e incluso en más satisfacción para tus clientes y empleados.

1. Optimiza tus viajes corporativos 

Los viajes de empresa pueden ser una gran fuente de dolores de cabeza y también de gastos innecesarios. Los primeros gastos en los que puedes pagar de más sin saberlo son los relativos a la propia gestión. 

Con TravelPerk puedes reducir los costes de tus viajes corporativos. ¿Cómo? Con diferentes ventajas que ofrece la plataforma:

• Reservas más rápidas y sencillas
• Facturación consolidada
• App móvil para viajeros
• Acumulación de puntos por fidelidad
• Asistencia incluida sin costes extra
• Informes sobre gastos para tomar mejores decisiones

La herramienta te permite reducir costes directos y también el tiempo de tus empleados en la organización de viajes o en los propios desplazamientos.

Imagina que tu equipo tiene que asistir a una conferencia en otra ciudad. Normalmente, pasarías horas comparando precios. La idea es que puedas reservar todo desde una sola plataforma en menos de 10 minutos. 

2. Mejora la gestión de tu facturación

Hoy en día, cualquier empresa e incluso autónomo puede acceder a soluciones digitales asequibles para optimizar sus procesos. Ya no tienes excusa para no unirte a la transformación digital.

De hecho, si hay un momento idóneo para dar el salto en este sentido, es ahora. ¿Por qué? Principalmente por dos razones: en primer lugar, porque con el Kit Digital, una iniciativa del Gobierno de España cuyo objetivo es subvencionar la implantación de soluciones digitales para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital, ahora podrías ahorrarte costes. Esta ayuda para las empresas te permite acceder a recursos tecnológicos, así que aprovecha y podrás hacer mucho más con menos esfuerzo y gastos.

Y en segundo lugar, ten en cuenta que la facturación electrónica será obligatoria pronto para todas las empresas, a raíz de la publicación de la Ley Crea y Crece. Si piensas que es suficiente con enviar un PDF de tus facturas, no hablamos de eso. La factura electrónica tiene que tener un formato estructurado para ser válida. Por ejemplo, los más conocidos son Facturae o UBL. Estos formatos permiten que las facturas sean interpretadas automáticamente por los sistemas de los receptores, lo que facilita su procesamiento, almacenamiento y auditoría. 

¿Qué puedes hacer con un programa de gestión empresarial como Holded?

• Genera facturas electrónicas y automatizadas y realiza envíos electrónicos a clientes y proveedores
• Mantén un registro de todas las transacciones y gestiona tu inventario en tiempo real
• Crea informes financieros personalizados y controla los gastos de la empresa
• Genera presupuestos profesionales y personaliza tus documentos empresariales
• Gestiona la nómina de empleados e integra herramientas externas como Shopify, PayPal o Stripe
• Mantén un control preciso de los impuestos
• Ofrece un portal para clientes

Por otro lado, en España se ha generalizado el sistema Verifactu, que exige a las empresas usar software homologado para emitir facturas. Esto ayuda a prevenir el fraude fiscal y facilita la auditoría de datos. Lo importante es que te asegures de elegir un programa compatible con las exigencias legales.

Si aún no has dado el salto, considera buscar un proveedor de confianza o un consultor especializado. Te ayudará a implementar estas soluciones de manera eficiente y adaptada a las necesidades específicas de tu empresa. 

La inversión inicial en tecnología de facturación electrónica puede parecer un gasto, pero los ahorros a largo plazo, tanto en costes como en tiempo, son invaluables.

3. Automatiza procesos repetitivos con IA

¿Estás sacando partido a la magia de la inteligencia artificial? La automatización ya no es cosa solo de grandes empresas. Con el presupuesto más reducido posible, tienes la opción de implementar la IA en tu negocio.

Por ejemplo, puedes utilizar:

• Chatbots como Zendesk para gestionar consultas básicas de clientes
• Herramientas de automatización de marketing
• Plataformas de IA para análisis de datos, como Power BI
• IA de Recursos Humanos para filtrar currículums
• Recursos de traducción automática, como DeepL
• Soluciones de transcripción automática como Otter.ai
• Dripify.io para automatizar envíos desde LinkedIn y mejorar el networking

Recuerda el famoso dicho: ‘time is money’. Si consigues reducir el trabajo manual en el día a día, estarás ahorrando un valioso tiempo o incluso la necesidad de más personal en tu empresa. Con más tiempo disponible, puedes redirigir los recursos hacia actividades estratégicas y de mayor valor añadido.

4. Optimiza el uso de energía en la oficina

La electricidad puede ser un coste fijo innecesario, si cuentas con soluciones que te ayuden a reducirlo o incluso eliminarlo por completo. Además, ten en cuenta que se espera una subida de la luz en 2025.

Estas son algunas prácticas recomendadas para mejorar tu eficiencia energética:

• Instala termostatos inteligentes para regular la temperatura 
• Usa iluminación LED conectada a sistemas de detección de movimiento
• Incorpora placas solares en tu empresa, si tienes la oportunidad
• Desconecta los equipos en stand-by
• Aísla térmicamente el espacio
• Fomenta el teletrabajo
• Reemplaza equipos antiguos menos eficientes
• Realiza auditorías energéticas periódicas

La sostenibilidad no solo beneficia al medio ambiente, sino también a tu bolsillo. 

Además, muchas empresas están optando por trabajar con energía renovable. ¿Te has planteado pasarte a la energía 100% verde?

5. Ahorra en software con soluciones basadas en la nube

Tienes un equipo híbrido con empleados que trabajan desde casa y otros en la oficina. Antes, enviaban archivos por email y perdían tiempo buscando versiones actualizadas. Con una herramienta como Google Workspace, todo el equipo puede trabajar en un mismo documento en tiempo real, sin importar dónde estén. Además, no tienes que preocuparte por instalar software costoso o mantener servidores propios, ya que todo está alojado en la nube.

El software tradicional requiere inversiones iniciales elevadas y actualizaciones periódicas. Por eso, una excelente alternativa es migrar a soluciones en la nube, que ofrecen flexibilidad y ahorro a largo plazo.

¿Qué ventajas tiene el software en la nube?

• Paga por lo que necesitas, sin costes de licencias innecesarios
• Perfecto para equipos que trabajan de manera híbrida o remota
• No necesitas invertir en actualizaciones ni en servidores propios
• Escala el negocio de forma rápida con acceso 24h al día
• Ayuda a la colaboración del equipo en tiempo real y favorece la conciliación
• Tiempos de implementación y menor consumo energético en servidores
• Disfruta de soporte técnico especializado e integración con otras herramientas

Entre las plataformas más populares se encuentran Google Workspace para colaboración, Dropbox para almacenamiento y Asana para gestión de proyectos.

Impulsa la eficiencia y maximiza el ahorro en tu empresa

Como puedes ver, reducir gastos corporativos en 2025 es posible aprovechando las herramientas tecnológicas adecuadas. Estas estrategias no solo mejoran tu eficiencia operativa. Al mismo tiempo, fortalecen tu negocio para que sea más competitivo en un mercado cada vez más digitalizado.

¡Mucho éxito en tu transformación digital!